Verkkosivujen uudistus on myös viestintäprojekti
Verkkosivut ovat jokaisen organisaation viestinnän kotipesä, ja siksi viestinnällistä näkökulmaa ei passaa jättää siihen hetkeen, kun verkkosivujen sisältöjen syöttämisen pitäisi jo alkaa. Usein uudistukseen liittyy muutoksen tarve myös viestinnässä kuten mielikuvien muuttaminen, uusien kohderyhmien tavoittaminen tai muiden strategisten muutosten esiin tuominen. On myös tavallista, että asiakkaan omat resurssit eivät riitä projektin johtamiseen ja sisältöjen tuottamiseen.
Mailandin tiimi tuo verkkosivuprojektiin työkalut muutosten läpivientiin, resurssit tehokkaaseen toteutukseen sekä monien kaipaamaa lisähappea. Verkkosivuprojektin pohjatyö muotoilee organisaationne viestinnän tavalla, joka toimii lähtökohtana verkkosivujen rakenne- ja käyttöliittymäsuunnittelulle, visuaaliselle ilmeelle, toiminnallisuuksille ja sisällöille. Toimimme asiakkaidemme kumppanina myös verkkosivuprojektin johtamisessa ja sisällöntuotannossa. Meillä ei ole sidonnaisuuksia verkkosivustojen toteuttajiin, mutta verkostossamme on digitoimistoja, joiden kanssa toimimisesta meillä ja asiakkaillamme on hyviä kokemuksia.
Verkkosivujen starttiprojekti on viisautta
Starttiprojekti toimii lähtölaukauksena niin viestinnän perusteelliselle uudistukselle kuin kevyemmälle suunnan tarkistukselle ja hienosäädölle. Lopputuloksena on suuntaviivat monikanaivaiselle viestinnälle. Satsaus alkuvaiheeseen säästää aikaa, rahaa, hermoja ja ihmissuhteita myöhemmissä vaiheissa.
Nykytilan analyysi: Missä olemme nyt ja mitä haluamme muuttaa? Käsiteltäviä asioita ovat esim. tunnettuus, mielikuvat, liiketoiminta, tavoitteet, kilpailutilanne.
Kohderyhmät: Keihin haluamme vaikuttaa ja mitä he haluavat kuulla meiltä? Näkökulmina asiakkaat, työntekijät, työnhakijat, yhteistyökumppanit, media ja muut sidosryhmät.
Ydinviestit ja teemat: Mitkä ovat tärkeimmät viestimme ja mitkä ovat meille relevantteja puheenaiheita? Löydämme viestinnän punaisen langan ja tunnistamme, mikä on kaikkein tärkeintä.
Verkkosivuprojektin johto ja sisällöntuotanto
Kun viestinnän perusteet on määritelty, meillä on kasassa tarvittava tieto, jolla voimme edetä kohti verkkosivujen suunnittelua, kilpailutusta ja toteutusta. Pystymme ennakoimaan verkkosivujen pitkän tähtäimen kehityksen tarpeita ja välttämään tilanteen, jossa pitkin projektia herää uusia toiveita, jotka paisuttavat budjettia ja nostattavat hiuksia.
Tämä vaihe koostuu seuraavista osista:
- Määrittely: Määrittelydokumentti on oleellinen osa tarjouspyyntöä. Tarpeet ovat pitkälti nousseet esiin starttiprojektin aikana, ja tässä vaiheessa ne kootaan yhteen, tarkistetaan ja viimeistellään.
- Rakennesuunnittelu: Tuotamme alustavan rakennesuunnitelman tarjouspyynnön liitteeksi. Dokumentti toimii lähtökohtana verkkosivujen käyttöliittymäsuunnittelulle.
- Tarjouspyynnöt: Laadimme tarjouspyyntödokumentaation ja toimitamme sen 2-4 tekniselle toimittajalle. Käymme tarjoukset läpi asiakkaan kanssa, joka valitsee itselleen parhaaksi katsomansa kumppanin.
- Projektinjohto: Toimimme asiakkaan puolesta projektipäällikkönä, pidämme paketin kasassa ja huolehdimme yhteyksistä verkkosivujen tekniseen toimittajaan. Yhteistyö on avointa ja läpinäkyvää.
- Sisällöntuotanto: Kirjoitamme sujuvaa ja ymmärrettävää tekstiä ottaen huomioon verkkosivujen käyttäjät ja hakukoneet. Tarvittaessa tuotamme myös hakusana-analyysin, valokuvat, videot, infograafit, oppaat sekä monikieliset sisällöt.