Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste
22.3.2022
1. Rekisterinpitäjä
Mailand Communications Oy, jatkossa myös ”Mailand” (Y-tunnus: 2164316-0)
Arkadiankatu 16 B 26, 00100 Helsinki, Suomi
Mailand on käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjä ja vastuussa siitä, että käsittely tapahtuu kulloinkin sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
2. Yhteyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa
Alpo Räinä
Arkadiankatu 16 B 26, 00100 Helsinki, Suomi
Puhelin: +358 40 5670212
Sähköposti: alpo.raina(at)mailand.fi
3. Rekisterin nimi
Mailandin asiakas- ja markkinointirekisteri
4. Yleistä
Toimintamme erilaisille organisaatioille viestintä- ja markkinointiviestintäpalveluja tarjoavana konsultti- ja valmennusyhtiönä edellyttää työtehtävien suorittamiseen, todentamiseen ja raportointiin liittyvien työroolipohjaisten henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja säilyttämistä. Asiakkaidemme yksityisyydensuoja on meille tärkeää. Varmistamme rekisterinpitäjänä, että kaikki henkilötiedot suojataan aina parhaiden käytäntöjen ja ajantasaisen lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötieto = Kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvät tiedot (esim. nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite)
Rekisteröity = luonnollinen henkilö, jonka henkilötietoihin käsittely kohdistuu
5. Rekisterin pitämisen peruste, henkilötietojen lähde ja käyttötarkoitukset
Henkilötietojen käsittelyn edellytyksenä on asiakas- tai palvelussuhde tai muu niihin verrattava suhde Mailandin toimintaan, henkilön tai yhteisön Mailandille antama toimeksianto tai Mailandin ja rekisteröidyn välisistä sopimuksista sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen. Tietojen käsittely voi perustua myös henkilön suostumukseen. Henkilötietojen käsittelyperusteena voi myös olla asialliseen yhteyteen perustuva Mailandin oikeutettu etu, jota voidaan soveltaa tietyin edellytyksin siltä osin, kun kyseessä on sellainen käsittelytoimi, jota ei voida tehdä sopimussuhteen perusteella.
Markkinoimme palvelujamme vain organisaatioille työroolipohjaisesti, jolloin käsittelemme vain näihin liittyviä henkilötietoja. Markkinoinnin ja viestinnän kohdentamista varten hyödynnämme lain sallimissa rajoissa meille annettuja tai asiakassuhteeseen liittyviä olennaisia tietoja.
Henkilötietoja kerätään, käsitellään ja säilytetään rekistereissämme myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen, kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoituksiin näiden edellyttämien säädösten ja aikarajojen mukaan.
Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai sopimukseen Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn välillä.
Asiakas- ja markkinointirekisterin käyttötarkoituksia ovat:
- Yhteydenpito ja asiakassuhteen hoito henkilöön ja asiakkaisiin
- Sähköinen viestintä rekisteröidylle
- Muu Mailandin toiminnan kannalta välttämätön henkilötietojen käsittely
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilöön liittyviä tietoja kerätään henkilöltä itseltään sopimuksenteon tai sen valmistelun yhteydessä, tuotteiden ja palvelujen oston tai käytön yhteydessä, tapahtumiin osallistumisen yhteydessä, Mailandin edustajan ja henkilön välisten tapaamisten ja kommunikoinnin yhteydessä sekä tarvittaessa ja lainsäädännön sen salliessa, myös julkisista lähteistä. Henkilöön liittyviä tietoja voidaan myös kerätä hänen vieraillessaan Mailandin hallinnoimilla internetsivuilla.
Henkilön tietoja voidaan päivittää ja tarkistaa tietojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden varmistamiseksi väestötietojärjestelmistä. Henkilöön liittyviä tietoja voidaan hankkia ja päivittää lainsäädännön mahdollistamissa tapauksissa henkilöille informoituihin käyttötarkoituksiin myös muista ulkoisista tietolähteistä.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Mailandin markkinoinnin toteuttamiseen osallistuville yhteistyökumppaneille kohderyhmien muodostamiseksi markkinointiyhteistyökumppaneiden palveluissa.
Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.
Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa rekisteröidyn tekemän toimeksiannon toteuttamiseksi tai rekisteröidyn suostumuksella myös väliaikaisiin rekistereihin, kuten tapahtuma-, kontaktointi-, osallistuja-, tai tutkimusrekistereihin. Näiden rekistereiden tietoja käsitellään ainoastaan kunkin rekisterin käyttötarkoituksia varten, erikseen informoidulla tavalla.
Pääsääntöisesti Mailand ei siirrä tai luovuta henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa. Tietoja saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle, jos viestintätyökalut, verkkosivualustat tai olennaisesti toimintaa tukevia pilvipalveluja isännöivät datakeskukset sijaitsevat esimerkiksi Yhdysvalloissa.
Mikäli henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, siihen on lainmukaiset perusteet: Euroopan komissio on päättänyt, että vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso, siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu tai siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia vakiolausekkeita käyttämällä. Mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.
Henkilötietoja käsittelevät vain Mailandin määrittelemät henkilöt, sekä Mailandin toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet. Nämä tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.
9. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu.
Tarkastuspyyntö tehdään toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle ja todistamalla henkilöllisyys luotettavalla tavalla.
Rekisterinpitäjä vastaa Rekisteröidyn tietopyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti yhden (1) kuukauden kuluessa). Mikäli tietopyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, voidaan tietopyyntöihin vastaamisesta ja niiden täytäntöönpanosta periä niistä aiheutuvat hallinnolliset kustannukset.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa tietyn tyyppistä henkilötietojesi käsittelyä sekä peruuttaa annettu suostumus niiden käyttöön. Henkilö voi milloin vain peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn ottamalla yhteyttä Rekisterinpitäjään joko postitse tai sähköpostitse.
10. Tiedon korjaaminen
Rekisteröity voi voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti päivittää ja muuttaa omia tietojaan ilmoittamalla siitä kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilöille.
Mailand voi huolehtia henkilötietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta päivittämällä henkilö- ja yhteystietoja kohdassa 5. kuvatuista lähteistä.
11. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Teknisen kehityksen ja Mailandin palvelujen mahdollisten muutosten johdosta Mailand pidättää oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.